Datenschutz

1. Einleitung

Vertraulichkeit und der Schutz der Privatsphäre der Mandanten haben im Notarbüro einen besonders hohen Stellenwert. Wir (Verantwortlicher) möchten Sie im Folgenden darüber in Kenntnis setzen, welche Informationen wir beim Besuch unserer Webseite erfassen und wie personenbezogene Daten dabei genutzt werden. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z.B. Name, IP-Adresse, E-Mail-Adresse, Kontodaten, verwandtschaftliche Beziehungen, Eigentumsverhältnisse und Nutzerverhalten.

2. Kontaktdaten

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist:

[Notarbüro Name]
[Anschrift]
[PLZ Ort]
Telefon: [Telefonnummer]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]

Der bestellte Datenschutzbeauftragte ist die Gesellschaft für notariellen Datenschutz mit beschränkter Haftung (GNotDS), Ehrensteinstraße 33, 04105 Leipzig, E-Mail: datenschutz@gnotds.de.

3. Automatische Speicherung von Daten durch Besuch unserer Webseite

Bei der bloß informatorischen Nutzung der Webseite erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt und die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Webseite anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Erfasst werden folgende Informationen:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
  • Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
  • übertragene Datenmenge
  • Webseite, von der die Anforderung kommt
  • Browser
  • Betriebssystem und dessen Oberfläche
  • Sprache und Version der Browsersoftware.

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Nach spätestens sieben Tagen werden die Daten gelöscht.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

4. Kontaktmöglichkeit

Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, ggf. Ihr Name, die Thematik und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihr Anliegen bearbeiten zu können und ggf. einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Wir verarbeiten diese Daten zunächst gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit dies zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.

Eine spätere Verarbeitung erfolgt, wenn wir rechtlich dazu verpflichtet sind (lit. c)) oder es zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe dient (lit. f)).

Bitte beachten Sie, dass die Vertraulichkeit bei der übermittelten Information per E-Mail nicht gewährleistet ist. Sofern Sie uns Daten per Kontaktformular senden, werden diese Daten per SSL-Verschlüsselung an uns übertragen und im Zuge der Datensicherung auf unseren Servern gespeichert. Ihre Daten werden von uns ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet. Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt.

5. Cookies

Technisch notwendige Cookies

Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Beim Aufruf einzelner Seiten werden Cookies verwendet, um die Navigation zu erleichtern. Diese Cookies beinhalten keine personenbezogenen Daten und verfallen nach Ablauf einer bestimmten Dauer.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Einstellungsmöglichkeit

Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z.B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen dieser Webseite nutzen können. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO.

6. Technische Infrastruktur für die Verarbeitung

Unsere Webseite wird von einem IT-Dienstleister als externem Empfänger der Datenverarbeitung in unserem Auftrag und entsprechend unseren Vorgaben technisch betreut.

7. Anfahrt

Verlinkung auf Google Maps

Auf unserer Webseite wird eine Verlinkung auf Google Maps angezeigt. Wenn Sie auf diesen Link klicken, verlassen Sie unsere Webseite und werden auf Google Maps (ein Service der Google Ireland Limited Gordon House, Barrow Street Dublin 4 Irland) weitergeleitet. Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung erhalten Sie in den Datenschutzerklärungen von Google. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu den diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze der Privatsphäre: google.com/policies/privacy.

OpenStreetMap

Wir verwenden auf unserer Webseite einen Kartenausschnitt von OpenStreetMap (openstreetmap.de), um für Sie den Anfahrtsweg zum Notarbüro darzustellen und Ihnen die Planung der Anfahrt zu vereinfachen. Damit Ihnen die Karte angezeigt werden kann, werden Informationen über die Nutzung dieser Webseite, einschließlich Ihrer IP-Adresse, an OpenStreetMap weitergeleitet. Diese Dienste werden von der OpenStreetMap Foundation, 132 Maney Hill Road, Sutton Coldfield, West Midlands, B72 1JU, United Kingdom für die OSM-Gemeinschaft betrieben.

Wir stützen den Einsatz der vorgenannten Tools auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

8. Google Analytics

Auf unserer Webseite verwenden wir Google Analytics (ein Service der Google Ireland Limited Gordon House, Barrow Street Dublin 4 Irland), um die Webseitennutzung zu analysieren. Dadurch werden nur nach vorab erfolgter Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO) die Daten an Google übertragen und verarbeitet. Google verarbeitet die Daten zur Webseitennutzung in unserem Auftrag und verpflichtet sich vertraglich zu Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

Es werden keine persönlichen Daten wie Name, Anschrift oder Kontaktdaten an Google Analytics übertragen. Die nutzerbezogenen Daten werden automatisch nach 14 Monaten gelöscht. Sonstige Daten bleiben in aggregierter Form unbefristet gespeichert. Sollten Sie mit der Erfassung nicht einverstanden sein, können Sie diese durch das Ablehnen der Cookies über den Cookie-Einstellungs-Dialog unterbinden.

9. Hotjar

Wir nutzen Hotjar, um die Bedürfnisse unserer Nutzer besser zu verstehen und das Angebot und die Erfahrung auf dieser Webseite zu optimieren. Hotjar arbeitet mit Cookies und anderen Technologien, um Daten über das Verhalten unserer Nutzer und über ihre Endgeräte zu erheben — die IP-Adresse wird nur in anonymisierter Form erfasst. Hotjar speichert diese Informationen in unserem Auftrag in einem pseudonymisierten Nutzerprofil. Hotjar ist es vertraglich verboten, die in unserem Auftrag erhobenen Daten zu verkaufen. Wir stützen den Einsatz auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

10. Anwendung Digitales Notariat (DiNo)

Für die verbesserte Mandantenkommunikation verwenden wir das Produkt „DiNo" der LeXtorByte GmbH, Prenzlauer Straße 13, 16515 Oranienburg. Wenn Sie eine Funktion der DiNo-Anwendung (Dialoge, Mandantenportal) benutzen, erfasst DiNo verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adresse. Wie Ihre Daten gespeichert werden, können Sie auf der Datenschutzseite von DiNo erfahren: digitales-notariat.de/datenschutz.

Sie können ein Benutzerkonto im Mandantenportal erhalten, um den Fortschritt Ihres Rechtsvorgangs sowie Termine einzusehen und Dokumente abzurufen. Im Mandantenportal werden ausschließlich notwendige Daten gespeichert. Sie können Ihr Konto jederzeit sperren oder vollständig löschen lassen. Wenn Sie zu einem DiNo-Vorgang eingeladen werden, wird die Einladung mit der Ziel-E-Mail-Adresse für 24 Stunden gespeichert und danach vollständig gelöscht. Wir stützen den Einsatz auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

11. Ihre Rechte

Bitte kontaktieren Sie uns jederzeit, wenn Sie sich informieren möchten, welche personenbezogenen Daten wir über Sie speichern, oder wenn Sie diese berichtigen oder löschen lassen wollen. Auskunftsanfragen unsererseits dürfen nur beantwortet werden, wenn dem nicht die notarielle Berufsverschwiegenheit gem. § 18 BNotO entgegensteht. Sie haben das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür direkt an uns oder an datenschutz@gnotds.de. Sie haben ferner das Recht, sich an eine Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden.

12. Sicherheit

Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust und Missbrauch zu schützen. Diese Webseite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten und anderer vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Sie können eine verschlüsselte Verbindung an der Zeichenfolge „https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile erkennen.

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und wird bei Bedarf aktualisiert. Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.